在每次大型活动被批准之前（重要活动则提前至筹划阶段），承担灾害预防工作的消防部门均会与警察、建筑监理等相关部门根据法律规定的职责，共同对活动中可能出现的风险进行评估，并制订出详细的风险控制、预警、应急和救援预案。事先视参加活动的人数、活动的性质及其危险程度,对具体的措施作出安排，如救护车和急救站的数量等。活动举办地的场地特点，届时的天气状况等因素也是制订预案时需要考虑的重要因素。预案中，对如何实施人员监控、各类人员的职责、防范突发事件的应对措施、紧急疏散的出口和线路、救护工作等，均有十分详细而明确的规定。
良好的预案只有真正落到实处才能发挥其应有的作用。德国在这方面的一个重要经验是，在每次大型活动的现场成立一个由所有与安全有关部门及活动组织者代表组成的协调中心。一旦有突发事件发生，各方能够迅速交换信息，并就需要采取的措施进行协调，从而确保救援工作有序进行。为最大限度地减少人员伤亡，参与大型活动现场救援工作的人员都必须是技能与经验兼备的行家。他们不仅经过专门的救援培训，配备有必要的装备，而且需要十分熟悉现场环境，具有丰富的实践经验。如果有意外发生，他们能够镇定、有序地引导在场群众迅速、有效地疏散。
